Excel Workbooks: Three-dimensional workbooks at iba pang mga number-crunching powers

Ang Excel workbook ay ang susunod na hakbang pagkatapos mong mastered ang nag-iisang spreadsheet ng Excel. Bumalik sa ideyang ledger na ginamit namin sa aming gabay sa spreadsheet ng Excel, isipin ang workbook bilang ledger (o aklat), at ang mga spreadsheet bilang mga pahina sa loob ng librong iyon.

Malalaman namin ang malalim sa mga workbook sa Excel sa gabay na ito , na nagsisimula sa mga pangunahing kaalaman at pagdaragdag ng higit sa oras-kaya i-bookmark ang pahinang ito at bumalik upang panatilihing higit na matuto.

Spreadsheet kumpara sa workbook: Kung paano magkasya ang mga ito

Mga spreadsheet at workbook ay malapit na nauugnay. Kapag binuksan mo ang Excel, ang software ay nagpapakita ng blangkong worksheet (tinatawag na sheet1). Kung nai-save mo ang file ngayon (kasama lamang ang isang spreadsheet), ito ay talagang tinatawag na Workbook-ito ay isang workbook na may isang pahina.

[Karagdagang pagbabasa: Ang iyong bagong PC ay nangangailangan ng mga 15 libreng, mahusay na mga programa] Bahay at Negosyo ng Microsoft Office 2016Ito makita ang Amazon

Ang ilang mga application ay hindi maaaring mangailangan ng higit sa isang spreadsheet sa iyong workbook. Gayunpaman, malamang na lumalaki ang iyong kaalaman sa Excel, gayundin ang iyong mga workbook. Matuklasan mo sa lalong madaling panahon na marami sa iyong mga spreadsheet ay may kaugnayan, o nakakakuha sila ng masyadong malaki o masyadong mabagal upang pamahalaan. Iyon ay kapag may katuturan na pangkatin ang mga ito nang magkasama sa isang workbook, na nangangahulugan lamang ng pagdaragdag ng higit pang mga spreadsheet at pagkatapos ay kumalat ang workload out sa maraming pahina (o mga sheet). Upang magdagdag ng higit pang mga spreadsheet sa iyong workbook, i-click ang circled plus + sign sa ibaba ng iyong spreadsheet, sa tab ng taskbar. Sa bawat oras na i-click mo ito, lilitaw ang isa pang tab ng sheet.

Bago kami magsimula, ng ilang mga tala tungkol sa mga workbook at mga mapagkukunan ng iyong PC. Ang bilang ng mga spreadsheet na pinahihintulutan sa isang solong workbook ay limitado lamang sa memory ng iyong system, na iba sa pagitan ng 32-bit na bersyon (na nagpapataas sa 2GB) at ang 64-bit na bersyon (na nagpapalawak ng lahat ng paraan sa 8TB) . Tandaan din na ang Excel ay may sariling memory manager at mga limitasyon sa memorya, kaya kahit na sinusuportahan ng iyong system ang maximum na memory, walang garantiya na ang iyong mga workbook ay magkakaroon ng access sa lahat ng memorya.

JD Sartain / PC World

Magdagdag spreadsheet sa workbook sa pamamagitan ng pag-click sa circled plus sign sa tab taskbar na tumatakbo sa ilalim ng anumang workbook.

Paano gumagana ang Excel ng mga workbook

Dahil ang workbook ay ang tagapagbantay na nagtataglay ng mga spreadsheet, ang lahat ng mga opsyon at mga tampok na magagamit sa isang solong spreadsheet ay magagamit din sa workbook. Ang pinaka-produktibong mga benepisyo ay kinabibilangan ng:

• Global macros-iyon ay mga macro na gumagana sa bawat sheet sa workbook
• Mga naka-link na formula
• Pamanggit na data na ibinahagi sa maraming mga spreadsheet at konektado sa pamamagitan ng isang natatanging pangunahing patlang
• Pagpapangkat mga spreadsheet kaya ang mga pagbabago sa isa ay inilalapat sa lahat
• Paglikha at paggamit ng mga pivot table at mga buod
• Mga ulat sa pag-print at paglikha ng mga chart mula sa data na naka-imbak sa maraming mga spreadsheet

Makakakuha kami ng mga tampok na iyon sa mga pag-update sa hinaharap. Para sa unang yugto na ito, ipapakita namin sa iyo kung paano ang pinakadakilang kapangyarihan ng workbook ay nakasalalay sa mga pag-andar ng database at ang kakayahang makalkula ang mga spreadsheet nang tatlong dimensyon. Nangangahulugan ito na maaari mong kalkulahin ang mga haligi (pababa), mga hilera (sa kabuuan), at / o mga sheet (malalim).

Higit pang pagsasanay sa Excel

Kung nais mong palalimin ang iyong karunungan sa Excel, maraming umiiral na mga online na kurso upang palawakin ang iyong kaalaman. Narito ang aming mga nangungunang pinili upang magsimula sa:

Coursera - Mga Kasanayan sa Excel para sa Negosyo: Mahahalaga

EDX - Pagsusuri at Pag-visualize ng Data sa Excel

Lynda.com - Excel: Sitwasyon Pagpaplano at Pagsusuri

Udacity - Excel Fundamentals

Mga three-dimensional workbook ng Excel

Ang pinakamahusay na halimbawa upang maipakita ang konsepto na ito ay isang workbook ng Taon-sa-Petsa. Ang premyo para sa gawaing ito ay upang subaybayan ang buwanang at taunang mga gastos sa overhead para sa isang maliit na kumpanya na pag-aari ng limang magkakaibang mamumuhunan. Ang porsyento na binabayaran ng bawat mamumuhunan ay batay sa kanyang porsyento ng pagmamay-ari sa kumpanya (na kung saan ay ang porsyento ng kita ng bawat mamumuhunan sa mga kita ng kumpanya).

Isipin mayroon kang isang sheet para sa bawat buwan, kasama ang isa pang sheet para sa lahat ng mga taunang kabuuan. Bago mo idagdag ang lahat ng mga dagdag na spreadsheet, lumikha ng spreadsheet na "master" o "year-to-date na mga kabuuan".

1. I-double-click ang tab na Sheet1 at baguhin ang pangalan sa Mga Kabuuang .

2. Ipasok ang salitang Overhead sa A1. Sa B1 sa pamamagitan ng F1, ipasok ang limang pangalan (ito ang mga pangalan ng limang may-ari / namumuhunan). Ipasok ang parirala Buwanang Sukat sa G1.

3. Sa B2 sa pamamagitan ng F2, ipasok ang porsyento na ang bawat may-ari ay namuhunan sa kumpanya. Sa G2, ipasok ang mga kabuuan ng B2 hanggang F2, upang masiguro mo na ang iyong mga porsyento ay hindi lalampas sa 100%. Halimbawa, ipasok ito: = sum (B2: F2) .

4. Susunod, ipasok ang mga overhead item ng kumpanya sa haligi A (mula sa A3 hanggang A14), pagkatapos ay idagdag ang salitang Mga Dami sa A15. Maaari kang pumili ng iyong sariling mga item o gamitin ang aming: Kagamitan sa Pag-arkila, Serbisyo sa Internet, Serbisyo ng Cell Phone, Landlines, Elektrisidad, Heat, Tubig, Trash / Trak ng Basura, Serbisyo ng Alarma, Pagpapanatili, Paglilinis ng Serbisyo, at Landscaping.

JD Sartain / PC World

I-set up at tukuyin ang master Year-to-Date na spreadsheet.

Ngayon na mayroon kang master spreadsheet na naka-set up at tinukoy, kopyahin ang pahinang ito ng 12 beses (sa 12 bagong naipasok na mga spreadsheet).

5. Mag-right-click ang Mga Dami na tab at piliin ang Ilipat o Kopyahin mula sa popup menu.

6. I-click ang Ilipat sa Dulo at pagkatapos ay tingnan ang kahon na nagsasabing Lumikha ng Kopyahin .

Mabilis na tip: Gamitin ang key na Ctrl upang kopyahin ang master spreadsheet nang maraming beses . Tandaan na maaari mo lamang kopyahin ang magagamit na mga tab. Ang dalawang tab na kinopya ay lumikha ng kabuuang apat na tab, ang apat na tab ay gagawing walong kabuuan, at iba pa. Upang kopyahin ang higit pa kaysa sa mga magagamit na mga tab ay nangangailangan ka na magsulat ng isang VBA program.

7. Pindutin nang matagal ang Ctrl key, pagkatapos ay i-click ang tab na Total at ang Mga Total (2) na tab.

8. I-click ang Ilipat sa Dulo muli at lagyan ng tsek ang kahon na nagsasabing Lumikha ng Kopyahin muli. Mayroon ka na ngayong apat na tab.

9. Pindutin nang matagal ang Ctrl na key, pagkatapos ay i-click ang Mga Dami na tab, Mga Total (2) na tab, > Mga kabuuan (4) mga tab. 10. I-click ang Ilipat sa Dulo

muli at lagyan ng tsek ang kahon na nagsasabing Lumikha ng Kopyahin muli. Mayroon ka na ngayong walong tab. 11. Ulitin ang mga hakbang sa itaas upang lumikha ng apat na higit pang mga tab, pagkatapos ay i-double click ang bawat tab, at ipasok ang pangalan ng isang buwan sa bawat isa sa 12 bagong mga tab. JD Sartain / PC World

Kopyahin ang master spreadsheet ng 12 beses, pagkatapos ay pangalanan ang mga tab para sa bawat buwan.

Ilagay ang lahat ng mga gastos sa overhead para sa Enero sa spreadsheet na

Jan

(Enero), at iba pa sa pamamagitan ng Disyembre. Maaari kang magpasok ng mga formula para sa bawat indibidwal na spreadsheet: Halimbawa, ang mga Overhead Expenses Total sa Row 15 (B15 hanggang G15) para sa bawat buwan kung kinakailangan, o pangkat ang lahat ng mga spreadsheet at ipasok ang mga formula na ito nang isang beses lamang 12. Ilipat ang iyong cursor sa posisyon ng Tahanan sa kabuuan ng spreadsheet. Pagkatapos ay pindutin nang matagal ang Ctrl

na key at i-click ang bawat tab ng worksheet ( Mga kabuuan una, pagkatapos Jan sa pamamagitan ng Disyembre ) upang pangkat ang lahat ng mga sheet sa ito workbook. Tandaan na kapag pinili, ang pangalan ng tab ay nakasalungguhit at lumiliko na naka-bold. Quick Tip: Upang pangkatin ang lahat ng mga spreadsheet sa isang solong workbook nang sunud-sunod, i-click ang tab ng unang spreadsheet, pindutin nang matagal ang

Shift key, pagkatapos ay i-click ang tab ng huling spreadsheet at ang lahat ng mga sheet ay pinili nang sabay. 13. Kasalukuyang posisyon: Tahanan (A1) sa kabuuan ng spreadsheet. Ilipat ang iyong cursor sa B15 at ipasok ang formula na ito: = sum (B3: B14)

. Pindutin ang Ilagay . Maaari mo ring ipasok ang function, pagkatapos ay ituro ang saklaw. 14. Kopyahin ang formula sa B15 hanggang C15 hanggang G15. Kung hindi ka pa nagpasok ng anumang data sa spreadsheet, ang lahat ng mga kabuuan ay magpapakita ng zeroes. Isa pang mabilis na tip:

Kung gusto mo ang iyong mga numero na nakasentro sa mga cell, ngayon ay magiging isang magandang oras upang i-format ang buong spreadsheet , habang naka-grupo, kaya isang beses na gawain.

15. I-highlight ang talahanayan at piliin ang sentro (kaliwa / kanan) at sentro (pataas / pababa). Maaari mo ring i-format ang mga cell para sa mga numero (na may dalawang decimal place) o bilang dolyar. 16. Mag-click sa mga tab sa ibaba at double-check na mayroon kang LAHAT ang mga tab na naka-grupo. Kung ang lahat ng mga formula at format ay naroroon at pareho, pagkatapos ay matagumpay ang iyong grupo.

JD Sartain / PC World

Pangkat ang lahat ng mga tab, pagkatapos ay ilagay ang mga hanay at hanay ng mga formula at i-format ang data.

17 . Susunod, maglagay ng ilang data sa Haligi ng Buwanang Halaga (G) sa mga Jan at Feb spreadsheet. Ito ay ang kabuuang halaga na binayaran para sa bawat item sa itaas para sa kasalukuyang buwan.

Sa sandaling ang kasalukuyang buwanang kabuuan ay ipinasok, maaari naming idagdag ang mga formula sa porsyento, na tinutukoy ang halaga na ibinabayad ng bawat may-ari. Halimbawa, kung ang kabuuang buwanang gastos para sa Mga Arkila ng Kagamitan ay $ 9500.00, bahagi ng Jackson ay 31% ng halagang iyon.

18. Pangkat muli ang buwanang mga spreadsheet, ngunit HUWAG isama ang mga sheet ng Totals sa oras na ito. Ipasok ang mga formula ng porsyento.

Tandaan:

Gamitin ang function key F4 upang gawin ang mga address ng cell na hindi nagbabago ng absolute, na nangangahulugang ang cell address ay hindi nagbabago kapag kinopya mo ang formula (na tinatawag na kamag-anak reference). Ang mga kaugnay na sanggunian, na kung saan ay ang default sa Excel, ay nangangahulugan na kapag kinopya mo ang mga formula, ang mga address ng cell sa pagbabago ng formula batay sa kamag-anak na posisyon ng mga hanay at hanay.

19. Ipasok ang sumusunod na formula sa cell B3: = SUM ($ G3 * B $ 2)

. Kopyahin ang formula na ito sa B4 sa pamamagitan ng F14. 20. I-highlight ang buong talahanayan at piliin ang $ format. Ang mga hanay at hanay ng mga formula ay ipinasok at gumagana nang maayos. Ngayon ipasok ang depth o 3D formula. Kalkulahin ng mga formula na ito ang data mula sa bawat buwan (Enero hanggang Disyembre) at i-print ang sagot sa kabuuan ng sheet.

21. Bumalik sa spreadsheet ng Totals at ipasok ang formula na ito sa cell B3:

= SUM (Jan: Disyembre B3)

. 22. Kopyahin ang formula na ito mula sa B3 hanggang C3 sa pamamagitan ng G3. Pagkatapos i-highlight ang hanay na ito at kopyahin pababa sa B4 hanggang G14. 23. I-highlight ang hanay, piliin ang $ format, at ayusin ang lapad ng haligi ng anumang mga haligi na nagpapakita ng isang string ng mga palatandaan ng pound (hash tag).

JD Sartain / PC World

Ang kumpletong workbook na may kumpletong taon na may mga formula na kalkulahin patayo, pahalang, at dimensyal na

Kapag ang workbook na ito ay naka-set up at ang mga formula ay nasa lugar, maaari mo itong muling gamitin magpakailanman. Kopyahin lamang ito at palitan ang data, na madali dahil ang tanging mga cell na may dynamic na data ay nasa hanay na G, Buwanang Totals. Ang lahat ng iba pa ay isang label o pagkalkula.

Mahalagang paalala:

Kung kailangan mong magdagdag ng higit pang mga item sa gastos sa overhead (o tanggalin ang mga ito), gamitin ang

REPLACE > Sheet Row tampok at siguraduhing ipasok ang mga bagong hanay HAKBANG ang umiiral na talahanayan-iyon ay, bago ang huling rekord at pagkatapos ng unang rekord. Halimbawa, magpasok ng mga bagong hilera sa pagitan ng A4 at A13. Kung nagpasok ka ng mga bagong hanay sa labas ng tinukoy na saklaw, ang mga hilera ay HINDI kasama o kinakalkula ng iyong umiiral na mga formula, na nangangahulugan na ang lahat ng iyong mga kabuuan ay mali. Gamitin ang parehong logic para sa pagpasok ng mga hanay at karagdagang mga sheet. Sa sandaling ipinasok ang mga bagong hanay, kung hindi mo nais ang pagkakasunud-sunod ng bagong data, maaari mong laging muling ayusin ang saklaw.